Sistema de compras e gerenciamento de estoques
10.1 Compras
O setor de compras está subordinado à controladoria, mas poderá estar subordinado também a outros setores. A estrutura desse setor depende do tipo, do tamanho e da filosofia de trabalho de cada hotel. Em hotéis de pequeno porte, o gerente geral ou o proprietário é que se encarregam das compras. Em hotéis maiores, há um funcionário encarregado de exercer essa função.
O responsável pelas compras deve ter facilidade de entrar em contato com vendedores e bom conhecimento dos produtos utilizados na hotelaria, além de boa experiência no ramo (CASTELLI, 2003).
O setor de compras deve adquirir os produtos solicitados pelo almoxarifado ou por outros setores.
As funções do setor de compras são:
-adquirir as mercadorias necessárias para o funcionamento do hotel;
-levantar os preços;
-contatar com os fornecedores;
-emitir ordens de compras;
-O que é necessário saber para comprar
De acordo com Castelli ( 2003), o comprador deve ter os seguintes conhecimentos:
Conhecimento das mercadorias: é preciso conhecer o tipo de produto solicitado, a marca; a especificação, como peso, quantidade, tamanho, tipo de embalagem etc.
Conhecimento do elenco de produtos usados no hotel: produtos de limpeza, produtos de expediente, produtos alimentícios, produtos de manutenção Deve conhecer a serventia dos produtos, sua durabilidade, sua rentabilidade, a facilidade de serem encontrados no mercado, seu preço, prazo para pagamento,etc.
Conhecimento do mercado local de compras : conhecer o elenco de fornecedores que vendem os produtos e a maneira de negociá-los. Além dos fornecedores habituais, é preciso também conhecer fornecedores de emergência.
Conhecimento sobre as formas de negociar: saber negociar preços, prazos de entrega e forma de pagamento.
Conhecimento sobre as formas de negociar: saber negociar preços, prazos de entrega e forma de pagamento.
Conhecimento de como arquivar os impressos do setor: arquivo da ficha do produto, arquivo dos fornecedores, arquivo de propaganda, arquivo do pedido de compras.
Conhecimento dos fornecedores dos diferentes produtos com que trabalha. Dessa forma, poderá se organizar melhor nas suas atividades diárias. Por exemplo, é preciso organizar um horário de visitas dos fornecedores, para que todos possam ser atendidos. O comprador deverá também visitar seus fornecedores. É preciso que o comprador sempre analise e classifique seus fornecedores, de acordo com seu desempenho.
10.2 Operações do setor de compras
Ordem de compras
O almoxarife preenche parte da Solicitação de Compras e a envia para o setor de compras, onde devem ser completados os campos que cabem a esse setor, como:
- último preço: o preço da última compra, extraído da ficha do produto, cotação de preços: anotar o preço de, pelo menos, três fornecedores.
Após fazer a cotação de preços, o comprador envia a 1ª via da Solicitação de Compras à gerência para aprovação de quantidades, preços e fornecedores Após a aprovação, o comprador emite a Ordem de Compra , um documento utilizado pelo hotel para autorizar determinado fornecedor a emitir nota fiscal ou fatura, quando for realizada uma compra.
O fluxo da ordem de compra é:
1ª e 2ª vias vão para a chefia ou gerência, acompanhadas pela 1ª via da Solicitação de Compras; ao ser autorizado, o setor de compras envia a 1ª via de Ordem de Compra ao fornecedor, para que ele emita a nota fiscal, e a 2ª via vai para o almoxarifado, retendo a 3ª via para o seu controle. A 3ª via é guardada na Pasta de Pedidos Pendentes .
Após a aprovação da Ordem de Compra, o comprador comunica o pedido de compra pelo telefone, ou por correspondência, ou por meio de uma visita do comprador ao fornecedor ou do fornecedor ao comprador.
Quando o pedido chegar, o almoxarife deve avisar comprador, para que tire a Ordem de Compra da Pasta do Pedidos Pendentes . O comprador deve anotar na Ordem de Compra a chegada do pedido. Se as mercadorias chegarem atrasadas, ou estragadas, ou se houver divergências entre os pedidos e, ou a nota fiscal e as mercadorias, o comprador deve reclamar junto ao fornecedor
Ficha do produto
O setor de compras organiza um arquivo de produtos , composto por fichas dos produtos usados pelo hotel. A Ficha do Produto contém a nominata de fornecedores que trabalham com o produto em questão :
Ficha do fornecedor
A Ficha do Fornecedor contém os dados necessários à identificação dos fornecedores do hotel . Essas fichas devem ser arquivadas.
10.3.Gestão de estoques
O sucesso econômico do hotel depende, em grande parte, de uma boa política de compras e gestão de estoques. A determinação do que comprar e do quanto comprar baseia-se na previsão de vendas.
Para gerar os estoques, primeiramente, é preciso estabelecer os estoques mínimos e máximos. Esses são determinados, considerando se:
a rotatividade de produtos, que depende da taxa de ocupação do hotel;
localização do hotel, em relação aos centros de abastecimento;
o tempo de entrega dos produtos;
o espaço físico necessário para a estocagem.
A fixação de um estoque mínimo é essencial para evitar correrias e, até, mau funcionamento de setores do hotel.
Para definir o estoque mínimo, é preciso analisar a rotatividade de cada produto. Esta depende da taxa de ocupação do hotel. Essa definição parte da observação por alguns meses da taxa d ocupação e do grau de utilização dos diversos produtos usados no hotel. Dessa forma, é possível saber qual é o consumo médio mensal de mercadorias e definir o volume do estoque mínimo, para garantir a operacionalidade de todos os setores do hotel. Também é preciso considerar o tempo necessário para entrega do produto, pelo fornecedor.
Dessa forma, o estoque mínimo é função do consumo mensal e do tempo de entrega.
10.3.1. Almoxarifado
O almoxarifado é responsável por receber, conferir, estocar, conservar, distribuir e controlar os produtos utilizados pelos diversos setores do hotel.
A Tabela relaciona as funções do almoxarifado, de acordo com Castelli (2003).
Funções do almoxarifado de um hotel
No projeto das instalações do hotel, é preciso destinar um local adequado para o almoxarifado, de fácil acesso, que permita condições ideais de higiene e boa organização de estoque.
Deve haver uma única porta para entrada e saída dos produtos para facilitar o controle. Um aspecto muito importante para conservação dos produtos é realizar sua rotação, usando primeiro os produtos que estão há mais tempo no estoque. É a lei do “primeiro a entrar é o primeiro a sair” . Isso porque os produtos têm um prazo de validade Dessa forma, são reduzidas as perdas e protegida a saúde dos hóspedes.
10.3.2. Operacionalidade
10.3.2. Operacionalidade
As operações do almoxarifado podem ser feitas por meio de um sistema informatizado ou pelo sistema convencional.
O sistema informatizado é o mais utilizado na maioria dos hotéis . Com ele a gestão do estoque pode ser mais eficiente. O sistema permite estruturar por grupos todos o itens que compõem o estoque, cadastrar as notas fiscais e com elas atualizar os estoques e o custo médio, transferir itens de um setor para outro, incluir ou modificar dados cadastrais dos itens do estoque, emitir diversas relatórios, dentre outros.
O sistema convencional é mais usado nos estabelecimentos de pequeno e médio porte. São usadas fichas para controle do estoque, que são relatadas a seguir.
Ficha de prateleira (ou ficha de estoque físico): faz o controle e facilita os levantamentos de estoque dos produtos (Figura 16.7). Fornece a posição exata em que se encontra o estoque do produto num dado momento. Quando atingir o estoque mínimo, o almoxarife deve iniciar o procedimento de reposição, solicitando o produto ao setor de compras Para cada tipo de produto, abre-se uma Ficha de Prateleira, que fica junto de cada produto Quando a ficha estiver completamente preenchida, deve ser arquivada, em arquivos apropriados, no almoxarifado.
Requisição interna: os diversos setores do hotel fazem requisições de mercadorias ao almoxarifado por meio de uma Requisição interna. Nada deve sair do almoxarifado sem essa requisição.
Quando recebe a Requisição Interna, o almoxarife separa os produtos e as quantidades solicitadas, confere e encaminha aos setores que os solicitaram. O almoxarife deve pega a assinatura, na 1ª via, da pessoa que recebeu as mercadorias, A gerência do hotel deve determinar se o almoxarifado manda entregar as mercadorias nos departamentos, ou se estes se encarregam de buscá-las. Recomenda-se a fixação de um horário para fazer esse serviço. Assim, o almoxarifado poda organizar suas atividades diárias, sem deixar os setores com falta de produtos.
O almoxarife remete a 1ª via da requisição ao Setor de Controle (Controladoria) que preenche os dados referentes ao preço unitário, ao valor total e a assinatura do responsável pelo controle com a data. A 2ª via fica no almoxarifado, que a arquiva numa pasta de requisições atendidas, e a 3ª via fica de posse do emitente. Após entregar as mercadorias, o almoxarife deve dar baixa na Ficha de Prateleira.
10.3.3.Classificação e registro das notas fiscais
Depois de conferir e estocar as mercadorias, o almoxarife deve classificar e registrar as notas fiscais .Em alguns hotéis, o setor de compras ou a própria contabilidade podem fazê-lo.
O almoxarife procede também ao registro das notas fiscais nos Livros de Compras.
As notas fiscais de devolução também devem constar nos Livros de Compras.
A escrituração das notas nos Livros de Contas permite o controle da entrada de mercadorias no almoxarifado.
10.3.4. Inventários
O inventário consiste na contagem periódica de todo o estoque existente no almoxarifado e nos demais setores do hotel.
A periodicidade depende do enfoque que cada hotel dá aos estoques. Pode ser feito quinzenalmente, ou mensalmente, por exemplo.
É preciso determinar a rotatividade que deve ser dada aos estoques, que produtos convém estacar, se manter estoques mais do que investir no mercado de capitais
Para fazer o inventário, são utilizados formulários adequados para cada setor, como mostram as figuras
Os inventários de diversos é o levantamento de todos o material necessário para o funcionamento do hotel, como impressos, material para manutenção etc.
10.3.5. Controle financeiro dos estoques
O controle financeiro dos estoques é responsabilidade do setor de controladoria ou similar. O encarregado lança, diariamente, na ficha de controle físico-financeiro todas as compras efetuadas (notas fiscais) e todas as saídas (requisições internas). Com esses dados, pode-se avaliar financeiramente os estoques.
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